Plantilla: Registro de sistemas de IA en la empresa

Resumen: Plantilla descargable en Excel para documentar todos los sistemas de IA que utiliza tu empresa. Incluye 15 campos por sistema, clasificación de riesgo guiada, ejemplos realistas cumplimentados y un árbol de decisión para determinar el nivel de riesgo. Lista para usar con los datos de tu organización y demostrar cumplimiento ante AESIA o AEPD.

Tipo de documento: Plantilla descargable + guía de cumplimentación · Autora: Ana María González · Directora de CiberAula · Licencia: CC BY-SA 4.0

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Archivo .xlsx con 15 campos, ejemplos cumplimentados, instrucciones y filas vacías para tus sistemas.

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Compatible con Excel, Google Sheets, Numbers y LibreOffice Calc.

¿Por qué necesitas este registro?

El AI Act exige en la práctica que cualquier empresa que use sistemas IA sepa qué sistemas usa, para qué, con qué datos y qué nivel de riesgo tienen. Sin un inventario:

No puedes clasificar los sistemas por nivel de riesgo (obligación crítica).
No puedes formar al personal de forma adaptada (artículo 4).
No puedes responder a una inspección de AESIA ni de AEPD.
No puedes ejercer control de gobernanza sobre el uso de IA.

Este registro es la piedra angular del cumplimiento. Sin él, todo lo demás se derrumba.

Cómo usar esta plantilla

Descarga el archivo Excel con el botón de arriba.
Revisa los 5 ejemplos ya cumplimentados (empresa ficticia de 30 empleados).
Sustituye los ejemplos por los sistemas IA reales de tu empresa, una fila por sistema.
Incluye también la IA embebida en CRM, ERP, correo, suite ofimática, etc.
No olvides el “shadow AI”: uso por parte de empleados con cuentas personales.
Actualiza trimestralmente como mínimo, y cada vez que se incorpore o retire un sistema.
Conserva las versiones anteriores del registro: no sobrescribas, guarda histórico.

Los 15 campos del registro

Cada sistema IA de tu empresa se documenta con estos 15 campos, organizados en 5 bloques:

🏷️ Identificación

1. ID interno	Código único: IA-001, IA-002… Permite referenciarlo en otros documentos.
2. Nombre comercial	Nombre del producto (ej: ChatGPT Team, Claude for Work, Gemini Advanced).
3. Proveedor	Empresa que proporciona el sistema (ej: OpenAI, Anthropic, Google).

🏢 Uso en la empresa

4. Finalidad de uso	Para qué se usa. Sé específico: "redacción de borradores de contratos", "análisis de CVs en preselección".
5. Departamentos	Áreas de la empresa con acceso al sistema.
6. Nº de usuarios	Cuántas personas tienen acceso activo.
7. Fecha de inicio	Cuándo se empezó a usar en la empresa.

🔒 Datos tratados

8. Tipos de datos	Qué información se introduce: datos personales, financieros, documentos internos, información pública…
9. ¿Datos personales?	Sí / No. Si sí, cuáles y en qué volumen aproximado.
10. ¿No-entrenamiento?	¿Está contractualmente garantizado que el proveedor no entrena con tus datos? Documento de referencia.

⚖️ Clasificación AI Act

11. Nivel de riesgo	Inaceptable · Alto · Limitado · Mínimo (ver árbol de decisión abajo).
12. Justificación	Breve explicación del criterio aplicado y artículos del AI Act relevantes.

🛡️ Gobernanza

13. Responsable interno	Persona o departamento responsable del uso correcto.
14. Política de uso	Referencia al documento interno que regula su uso (ej: Política de uso de IA v1.0, anexo B).
15. Última revisión	Fecha de última revisión de este registro para este sistema.

Árbol de decisión: ¿qué nivel de riesgo tiene tu sistema IA?

Usa este diagrama para clasificar cada sistema de tu registro. Empieza por la primera pregunta y sigue las flechas.

Ejemplo cumplimentado: empresa ficticia de 30 empleados

A continuación, 5 registros realistas que cubren los niveles de riesgo mínimo, limitado y alto. Sustituye estos ejemplos por los datos reales de tu organización en el Excel descargado.

Riesgo mínimo

IA-001 · ChatGPT Team

Proveedor	OpenAI
Finalidad	Redacción de emails, borradores de informes, traducciones, resúmenes
Departamentos	Marketing, Comercial, Administración
Usuarios · Inicio	18 usuarios · Marzo 2025
Datos	Textos genéricos, información pública. Sin datos personales sistemáticos.
No-entrenamiento	Sí (Plan Team incluye cláusula de exclusión)
Justificación riesgo	Productividad general sin decisiones sobre personas
Responsable · Política	Departamento IT · Política uso IA v1.0, sección 4

Riesgo mínimo

IA-002 · Claude for Work

Proveedor	Anthropic
Finalidad	Análisis de documentos largos, revisión contractual preliminar, redacción técnica
Departamentos	Dirección, Asesoría Legal Interna
Usuarios · Inicio	4 usuarios · Enero 2026
Datos	Documentos internos (con anonimización obligatoria), contratos pre-firma. Datos personales ocasionales.
No-entrenamiento	Sí (Plan Work de Anthropic)
Justificación riesgo	Productividad profesional sin decisiones automatizadas. Anonimización y supervisión humana obligatorias
Responsable · Política	CEO + Asesoría Legal · Política uso IA v1.0, sección 4

Riesgo mínimo

IA-003 · Microsoft Copilot (M365)

Proveedor	Microsoft
Finalidad	Asistente integrado en Outlook, Word, Excel, Teams
Departamentos	Toda la empresa
Usuarios · Inicio	30 usuarios · Septiembre 2025
Datos	Ecosistema M365 completo. Datos personales por naturaleza (clientes, empleados, correo).
No-entrenamiento	Sí (Microsoft no entrena sobre datos de tenants empresariales)
Justificación riesgo	Uso productividad con supervisión humana. Sin decisiones automatizadas sobre personas
Responsable · Política	Departamento IT · Política uso IA v1.0, sección 4

⚠️ Riesgo limitado

IA-004 · Chatbot de atención al cliente

Proveedor	[Nombre de tu proveedor de chatbot]
Finalidad	Atención al cliente primera línea en la web corporativa
Departamentos	Atención al Cliente
Usuarios · Inicio	Sistema automatizado + 3 agentes humanos · Noviembre 2024
Datos	Consultas web: nombre, email, contenido de la consulta. Datos personales: sí.
No-entrenamiento	Sí (confirmado contractualmente)
Justificación riesgo	Chatbot que interactúa con personas → debe identificarse como IA desde el primer mensaje (art. 50 AI Act). Escalado a agente humano disponible siempre.
Responsable · Política	Dir. Marketing + DPO · Política uso IA v1.0, sección 5.3 (transparencia)

🔴 Alto riesgo — Obligaciones completas desde agosto 2026

IA-005 · ATS con filtrado automático de CVs

Proveedor	[Nombre de tu ATS]
Finalidad	Preselección automatizada de CVs en procesos de selección de personal
Departamentos	RRHH
Usuarios · Inicio	3 usuarios · Marzo 2026
Datos	CVs, datos personales de candidatos, criterios de valoración. Datos personales: sí, intensivo.
No-entrenamiento	Sí (revisado contractualmente)
Justificación riesgo	Sistema listado en Anexo III del AI Act — categoría empleo y RRHH. Obligaciones completas desde agosto 2026. Supervisión humana genuina: revisión obligatoria antes de descartar cualquier CV. EIPD realizada. FRIA pendiente para agosto 2026.
Responsable · Política	Dir. RRHH + DPO + AESIA (notificación de registro) · Política uso IA v1.0, sección 4 + procedimiento específico anexo C

Autoauditoría: 7 preguntas sobre tu registro

Una vez cumplimentado, revisa tu registro con estas preguntas clave:

1. ¿Hay sistemas de alto riesgo? → ¿Están todas las obligaciones del artículo 6+ planificadas para agosto 2026?

2. ¿Hay sistemas prohibidos? → Retirarlos inmediatamente.

3. ¿Hay chatbots o contenido generativo para el público? → Verificar transparencia: identificación como IA + etiquetado de contenido.

4. ¿Hay sistemas con datos personales sin garantía de no-entrenamiento? → Revisar contratos o cambiar de proveedor.

5. ¿Hay sistemas sin responsable interno asignado? → Asignarlo ahora.

6. ¿Hay sistemas sin política de uso aplicada? → Actualizar la política interna.

7. ¿Hay shadow AI detectado? → Formalizar o prohibir, documentando la decisión.

Frecuencia de actualización del registro

Evento	Acción sobre el registro
Se introduce un nuevo sistema IA	Nueva fila obligatoria antes del despliegue
Se retira un sistema IA	Marcar como “retirado” con fecha. No eliminar la fila
Cambia el plan contratado	Actualizar fila correspondiente y fecha de revisión
Cambia el proveedor	Nueva fila (el anterior marcado como retirado)
Revisión trimestral rutinaria	Actualizar campo “Última revisión” en todas las filas
Entrada en vigor de nueva normativa	Revisión extraordinaria con asesoría legal

Registro complementario: incidentes de IA

Además del registro de sistemas, conviene mantener un registro de incidentes para documentar problemas: leaks de datos, resultados erróneos con impacto, denuncias de terceros. Cada incidente se documenta con fecha, sistema implicado, descripción, análisis de causa, medidas correctivas y comunicaciones realizadas (a AESIA, AEPD o afectados).

Este registro de incidentes, aunque no es estrictamente obligatorio, es extremadamente útil para demostrar diligencia preventiva ante una inspección.

Recursos relacionados

📘 El AI Act explicado para empresas españolas — guía general.
📗 El artículo 4 en detalle — formación obligatoria.
📕 AESIA y AEPD — organismos supervisores.
✅ Checklist de cumplimiento — 35 puntos.
📋 Plantilla de política de uso de IA — modelo firmable.

Plantilla publicada bajo licencia CC BY-SA 4.0. Libre uso con atribución a CiberAula y enlace a www.ciberaula.com.